やっておくと後々楽になる「フォルダ分け」
ExcelやらWordやら…はたまた画像ファイルやら
ちゃんとファイルを仕分けておけば、探す手間も省けるというものだ。

 

フォルダとはいうが、実はこの呼び方 Mac OSが発祥となっている。
「ディレクトリ」と呼ぶこともあるが、専門的なお話になるのでフォルダと呼んでおけば間違いは無い。

フォルダのイメージとしては、容器という表現がよくされ
ここでは箱と表現することにしよう。
箱にはファイル…書類束を入れて使う。
この書類束に当たるのが、ExcelやらWordやらのファイルとなる。

このままフォルダにファイルを入れ続けると、いつ使ったものかが分からなくなってしまう。
そこで仕分けが必要になる。

 

まずはフォルダに名前をつけるところから始める。
大分類・中分類・小分類と箱の中に箱を作るイメージで
大分類には年度　中分類には案件や顧客名　小分類には業務　とそれに対応したフォルダ名にしていく。

2023年 > ○○会社 > 現地調査作業

といった具合である。
単純に　2023年 > 4月　と月毎のフォルダ分けでも効果はある。

 

次にファイルにも名前をつける。
よくある例として「日付_種類」である。
例えば　20230401_報告書　という感じだ。
日付を表記しておくことで、どれが最新のものなのかが一目で分かるようなるうえ
名前順でソートすると日付順に並び変わる。

 

ただし、フォルダの分け方やフォルダ・ファイル等の命名規則(名付けのルール)は
会社であれば会社の独自のルールがある場合多い。
ルールがあるならばそれに従うべきだが、もしルールが無くこれから作るという場合は
しっかりとルールを決めてからフォルダ分けを行おう。